Hvilke personoplysninger må virksomheder registrere?

En lønmodtager i en mindre virksomhed henvender sig til sin arbejdsgiver med påstand om, at arbejdsgiveren overtræder persondataloven ved at registrere hans adresse, kontonummer og pensionsoplysninger. Han ønsker ikke, at disse oplysninger findes i et register.

Virksomheden kontakter Arbejdsgiverne for juridisk bistand i sagen.

SVAR:
I forbindelse med personaleadministration opbevarer virksomheder normalt forskellige oplysninger om de ansatte. Persondataloven skelner mellem almindelige oplysninger og følsomme oplysninger.

Almindelige oplysninger er for eksempel medarbejderens navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, oplysninger om uddannelse, udtalelser, tidligere beskæftigelse, arbejdsopgaver, arbejdstider, oplysninger om løn, skat, sygefravær og sygdomsperioder, oplysninger om andet fravær, pensionsforhold, skatteoplysninger og oplysninger om kontonummer til lønudbetaling.

Læs også: Er alkoholisme et handikap?

Følsomme oplysninger er for eksempel oplysninger om helbredsforhold, oplysninger om medlemskab af en fagforening, oplysninger om strafbare forhold og andre helt private forhold. En personlighedstest er som regel også en følsom oplysning. Følsomme oplysninger er også oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning og seksuelle forhold.

Private virksomheder skal i en række tilfælde anmelde deres behandling af personoplysninger til Datatilsynet. Almindelige personaleregistre uden følsomme oplysninger må gerne registreres uden anmeldelse. Men hvis en virksomhed opbevarer eller bruger følsomme oplysninger om sine medarbejdere, skal den anmelde behandlingen til Datatilsynet og have tilladelse. Som hovedregel må en virksomhed kun registrere følsomme oplysninger, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke.

I det konkrete tilfælde er der ikke er tale om følsomme oplysninger, og virksomheden må derfor gerne opbevare disse oplysninger om medarbejderen.