Lygas sætter it i bilerne

På syv år har gasservicevirksomheden Lygas næsten tredoblet antallet af servicebiler og har nu 22 kørende enheder på hele Sjælland.

På firmaadressen i Virum sidder fire medarbejdere med en servicechef i et call center og tager imod opkald fra titusinder af kunder, der vil have monteret, efterset eller repareret deres gasfyr.

Læs også: Lygas servicerer vvs-installatørerne med succes

Hver fredag sender eller håndbærer de kørende serviceteknikere deres servicerapporter med ugens produktion til kontoret, hvor det tastes ind på computer og sættes i ringbind. Et ringbind bliver fyldt på to uger og Lygas’ bogholdere kan måned for måned se reolerne med grønne ringbind vokse og brede sig ud over væggene.

Plads til fremtidig vækst
Nu er papirbunkerne ved at vokse medarbejderne over hovedet, og det er svært at få overblik og plads til fremtidig vækst. Med det gamle papirbaserede system kan der gå for lang tid, inden kunden ser sin regning. Det skaber usikkerhed hos den, der skal betale, og opringninger til callcenteret med spørgsmål om det udførte arbejde.

Det nye system skal sætte fart på faktureringen, så kunden kan huske, hvad der er udført. Målet er, at kunderne skal faktureres inden for tre dage.

Læs også: TEMA: Teknik i hverdagen

Snart bliver ringbindene sat i kælderen, når serviceteknikeren fremover kan se dagens arbejdsseddel på en computer og taster time- og materialeforbrug ind, når han er hos kunden. Så kan bogholderne med et klik godkende servicerapporten og sende en faktura til kunden.

Hurtigere kundeindbetaling
”I min verden er det mere professionelt med hurtig fakturering, så kunderne har arbejdet i frisk erindring”, siger Lygas’ direktør Kim Ovdal.

Læs også: Vækst i sigte for vindmøllebranchen

Han startede for to år siden processen med at gøre arbejdsgangen digital, så han får bedre overblik over Lygas’ dagligdag og kortere tid mellem udført arbejde og kundeindbetaling.

”Det er umuligt at holde styr på 22 mand, når man har papirbaserede rapporter. Jeg har valgt at skifte til det nye it-system for at få overblik over arbejdet, men også for at få kunden til at opleve os som professionelle”, siger Kim Ovdal.

Han har valgt en it-løsning fra den lille danske softwareudvikler 2G Software, der tidligere har leveret både service- og finanssystem til Lygas. De eksisterende systemer på markedet kunne alle stort set det samme, men 2G’s løsning var billigere og nemmere at integrere med Lygas’ nuværende it.

I starten var der mange spørgsmål fra medarbejderne blandt andet, om det nye system skulle overvåge montørernes med GPS i bilerne. Men Kim Ovdal har fravalgt flådestyring, og siden har han ikke oplevet modstand mod det nye system.

”Hvorfor tage en konflikt med medarbejderne, hvis nogen føler sig overvåget. Vi har et godt overblik, så hvorfor tage udgiften, når jeg inden for tre kvarter ved, hvor montørerne er henne", siger Kim Ovdal.