Godt kørende med it i servicevognen
Digitale arbejdssedler i servicevognene er en nem vej til at strømline arbejdsgangene hos installatører med mange opgaver. Men det kræver overskud at sætte computere i bilerne og indføre nye arbejdsgange. It i servicevognen bør ikke bruges som en quick fix for desperate virksomheder.
Det er døde penge i virksomheden, når man venter på, at kunden betaler sin regning. Pengebinding er den nye effektivitetsskrue, som kreditorerne drejer på. Når bankerne strammer kassekreditten, og grossister og leverandører har kortere kredittid, skal installatørvirksomheder dække hullet i kassen med hurtigere indbetaling fra kunderne.
Installatørernes tur
Flere og flere installatører følger nu i sporene på taxaselskaber og giganter som TDC, der for år siden installerede computere i vognene. Nu er turen kommet til el- og vvs-installatører, hvor det især er de mellemstore virksomheder, der digitaliserer arbejdsgangene.
Læs også: Lygas sætter it i bilerne
I modsætning til de første løsninger, der bestod af en store besværlige PDAer er de nye løsninger både billigere og lettere at bruge.
<p> Hurtig fakturering betyder meget, fordi der kan være halvstore beløb på spil</p>
Bo Neville, udviklingschef i Tekniq
Installatørerne er allerede i gang med digitale ugesedler og timeregistrering, og nogle tager en større investering som næste skridt med en komplet digital administrativ papirgang, siger Bo Neville, udviklingschef i erhvervs- og arbejdsgiverorganisationen Tekniq.
Han mener, at introduktionen af den digitale teknik kan være en konsekvens af både velfungerende teknik og den stigende pengebinding hos installatørerne. Mellem 2009 og 2011 fandt interesseorganisationen en stigning på 21 procent i tilgodehavender for udført arbejde og leverancer til kunderne.
Læs også: Tema: Teknik i hverdagen
Hurtig fakturering betyder meget, fordi der kan være halvstore beløb på spil, som skal finansieres og dermed koster renter for virksomheden. Det er også et problem, fordi den stigende pengebinding sker i en tid, hvor bankerne er modvillige og nødigt sætter penge på spil, siger Bo Neville.
Kræver overskud
Teknologien er dog ingen nem løsning for de mest trængte installatører. Det er virksomhedsejere og -ledere med kræfter til at arbejde med nye projekter, som indfører it i bilerne. De vil have styr på deres virksomhed for at få et korrekt faktureringsgrundlag, hvor alle reservedele og komponenter er med på regningen.
Læs også: Lygas servicerer vvs-installatørerne med succes
Der er ingen virksomheder, der gør det her, hvis de er pressede, for indførelse af it kræver en up-front investering i både tid samt kroner og ører. Det er virksomheder, der er i et fornuftigt gænge og er forandringsparate, der sætter computere i bilerne, siger Bo Odgaard, der er partner og leder af branchegruppen for installatører i revisions- og konsulenthuset Deloitte.
De nye digitale løsninger sætter fart på de administrative processer og reducerer bøvlet og fejlene for medarbejdere og kunder. It-systemerne kan løse forskellige kontoropgaver, og valget af system afhænger af virksomhedens opgaver, kunder og medarbejdere. De mest simple systemer sender hver morgen en elektronisk arbejdsseddel ud til medarbejderens bærbare computer eller smartphone, så han kan se, hvor han skal køre hen for at udføre sit arbejde. Mere avancerede systemer indeholder en formular til en dagseddel, som medarbejderen skal udfylde.
Vær ærlig om overvågning
Skeptiske virksomhedsledere, der overvåger deres medarbejdere med en GPS-boks i bilerne skal passe på lovgivningen. Med forbindelse til en skærm på chefens kontor kan chefen se, om hans ansatte holder på en kundeadresse, er på private ærinder eller bare er kørt ind i skoven for at tage en eftermiddagslur.
Ifølge stifter og direktør i Regnskabsskolen Anette Sand skal overvågningen være fair over for medarbejderne. Hun understreger, at et system kun må bruges til det oplyste formål. Hvis medarbejderne har fået at vide, at systemet skal bruges til planlægning og til at forbygge tyveri af bilerne, er det ikke lovligt at fyre medarbejderen, hvis han har brugt arbejdsdagen på at handle privat i Bilka i stedet for at arbejde hos en kunde.
Og det er ikke nok at fortælle medarbejderne om overvågningen på et morgenmøde. Arbejdsgiveren skal informere de ansatte skriftligt om, at de kan forvente, at chefen følger med i vognen.
Grossisterne er ivrige for at få installatørerne til at bruge en smartphone-app til varebestilling. Det er den teknisk letteste måde at få teknik i vognen og lade ansatte spare tid ved at bestille varer på nettet i stedet for at ringe til grossisten eller køre til håndværkerbutikken. Anført af Brødrene A & O Johansen A/S, der i foråret 2011 introducerede sin app til varebestilling har andre grossister fulgt efter.
Installatørerne er langt fremme. De helt store installatører har personale hjemme til at bestille eller en formand på pladsen, der bestiller. Dem der bruger appen er især fra virksomhederne med 5-10 ansatte, vurderer Christian Birkmose, der er Brødrene A & O Johansens salgsansvarlig for e-handel.
Efter to år med professionel shopping på smartphone har han lært, at en indkøbs-app skal være nem at bruge, når håndværkere skal købe ind i hverdagen.
En app skal være let og ikke forvirre og uden reklame, der forstyrrer. Brugerne ved, hvad de vil, så bestillingen skal køre glat igennem. Hurtighed er altafgørende, siger Christian Birkmose.
Taste-tid er træls
Den digitale løsning på tids- og materialeregistreringen skal strømline arbejdsgangen mellem udført arbejde og fakturering, så ingen timer eller reservedele bliver glemt, når kunden skal betale. Der sker fejl når oplysninger skal registreres, og medarbejderne kan synes, at det er kedeligt at udfylde skemaer og enten glemmer det eller sjusker med oplysningerne. Jo længer tid der går inden data kommer ind og kunden modtager sin regning, des flere ting bliver glemt eller misforstået.
Læs også: Servicekapacitet til Lygas i Holbæk
Man skal undgå dobbeltregistrering, hvor håndværkeren først skriver det i hånden og bogholderen på kontoret bagefter taster de samme oplysninger. På den måde sparer man både penge og en arbejdsgang, siger Bo Odgaard.
Krævende integration
Mens online varebestilling og digitale arbejdssedler er nemme at integrere med økonomisystemer og kundedatabaser, er det anderledes krævende at få dagsedler og lagerstyringen til at fungere, når der både plukkes varer fra servicevogne og virksomhedens eget lager. Ifølge Bo Neville kræver det dyb integration med de eksisterende systemer. Det er it-mæssigt en svær øvelse, der er dyr at gennemføre.
Risikoen er, at inddata fra bilerne ikke kommer rigtigt ind i it-systemet hjemme på kontoret, så regningerne ikke udskrives eller er fulde af fejl.
Det er vigtigt, at systemet i bilerne snakker sammen med økonomisystemet. Man får ikke noget forærende, for hvis man ikke gør det rigtige, kan indførelsen nemt gå galt. Så mit råd er at vælge nogle gennemprøvede systemer. Den hellige gral er ikke velforvaret, bare fordi man sætter it i bilerne, siger Bo Odgaard.
