2 år efter tidsregistreringsloven: Fra ugeseddel til digitalt overblik

Da loven blev vedtaget, var der snak i branchen om, hvad den egentlig kom til at betyde i praksis. Skulle man nu stemple ind? Hvem skulle holde styr på det?  
 

To år efter er svaret blevet mere håndgribeligt: for de virksomheder, der allerede havde tidsregistrering digitalt, var der ikke meget nyt at forholde sig til. Og for dem, der brugte ugesedler, gav loven anledningen til at få det digitalt. 

 
Hvad fortæller tidsregistreringsloven?  

Loven placerer ansvaret for korrekt tidsregistrering hos arbejdsgiveren. Det betyder, at der skal være et system, som er til at stole på, og som medarbejderen selv kan tilgå. Det skal fremgå, hvornår arbejdsdagen starter og slutter, og registreringerne skal kunne fremvises 5 år tilbage. 
 
Timeregistrering kan foregå enten via pen og papir, i et regneark eller via et digitalt tidsregistreringssystem. Loven siger ikke noget om, at timeregistrering eller opbevaringen af det skal være digitalt. Men når timerne skal kunne dokumenteres og være tilgængelige for begge parter, er et digitalt system den nemmeste vej. 

Fordele ved et digitalt timeregistreringssystem  

Der er mange fordele ved at gøre tidsregistrering digital. Det sparer tid i hverdagen, mindsker risikoen for fejl og giver et overblik, som kan være svært at opnå med fysiske ugesedler og manuelle arbejdsgange.  

Med et digitalt time-og sagsstyringssystem, som Ordrestyring er alle registreringer samlet et sted og i kan være sikre på, at I til enhver tid lever op til lovkravene om tidsregistrering. 

I praksis betyder det mere konkret, at:  

Timer kan nemt registreres via mobil app’en uanset hvor medarbejderne er.  

Medarbejder kan registrere arbejdstid direkte på en sag. Det gør risikoen for fejl og forglemmelser mindre.  

Så snart timerne er registreret, kan dataene ses i realtid fra kontoret.  

Der kan trækkes data via rapporterne i systemet, som giver overblik over totaltimer, fravær, opgaver med god dækningsgrad.  

Alle registreringer bliver gemt digitalt, så der altid er adgang til dem.  

Nem registrering for medarbejderen  

I Ordrestyring er tidsregistrering gjort så nemt som muligt for medarbejderen. Når medarbejderen er færdig på en opgave hos en kunde eller er videre på farten, er det nemt at registrerer timer via mobil app’en eller computer. Når medarbejderen registrerer sine timer, bliver der automatisk lavet digitale timerapporter, som de nemt selv kan tilgå. Det gør det nemmere for medarbejderen at holde styr på egne timer og mindsker risikoen for forglemmelser. 

Der flere måder at registrerer arbejdstid på i Ordrestyring. 
Fælles for dem, er at det kan gøres simpelt: 
 

• Start og stop-uret  
  Medarbejderen kan starte uret i app’en på mobilen. Dette kan gøres direkte på den sag, der arbejdes på, og når opgaven er færdig eller når der er brug for det kan der trykkes stop.  
   
• Manuel indtastning  
  Medarbejderen kan manuelt indtaste arbejdstiden via mobil app’en eller computer, når det passer i løbet af arbejdsdagen.  

Tip: I Ordrestyring findes der er en smart Reminder-funktion. Den kan nemt anvendes, så du får faste reminders. F.eks. kan den give dig daglige reminders, så du husker at få registreret dine timer.  

Overblik for mester 

Med digital tidsregistrering kan mester altid følge med i realtid i, hvor mange timer der bliver brugt på den enkelte sag. Ikke først når sagen er lukket, men mens den kører. 

I Ordrestyring kan mester se, hvor mange timer der er brugt på et projekt, og hvordan de fordeler sig på medarbejderne. Det giver et overblik på både projekt- og medarbejderniveau, og det er let at se, om en sag følger det, der var regnet med. 

Fordi medarbejdernes timer ligger digitalt ét sted, ligger de klar til hurtigt at blive godkendt. På den måde har mester det fulde overblik og slipper for at skal samle fysiske sedler ind og taste det manuelt. Der er samtidig ofte færre fejl i timeregistreringen, når den foregår digitalt. 

Medarbejderen har muligheden for at registrerer timerne, mens det stadig er frisk i hukommelsen, i stedet for at skulle huske det hele flere dage senere. Det mindsker risikoen for forglemmelser og upræcise angivelser. 

Bedre overblik, hurtigere lønkørsel og indsigtsfulde rapporter  

Når timerne er registreret, er det nemt for mester og administrationen at se alle medarbejdernes timer i systemet.  

Når Ordrestyring er integreret med jeres lønsystem, bliver det også nemmere at lave løn. Da alle timeregistreringer ligger digitalt, er det nemt at få det overført til jeres lønsystem med få klik. På den måde slipper i for fysiske timesedler, forglemmelser og manuelle indtastninger.  

Se her hvilke lønsystemer Ordrestyring integrerer med. 

Det er også muligt at lave forskellige former for rapportering, da der er fuld adgang til data i realtid. Det kan f.eks. være data på månedens totaltimer, sygefravær og opgaver med bedst dækningsgrad. Med rapporterne får I et endnu bedre beslutningsgrundlag og en indsigt i forretningen. I kan se, hvor tiden reelt bliver brugt, hvilke opgaver der kaster mest af sig, og hvor der er plads til at optimere.  

Digital tidsregistrering kan også være et vigtigt værktøj til at se optimeringsmuligheder, når man ser på løntimer vs. fakturerbare timer. Timeregistrering er altså en vigtig disciplin for virksomheder, der arbejder med fakturerbare timer. Fordi timerne bliver registreret på den enkelte sag, kan mester følge med undervejs, og hele tiden have overblikket.  

Er I ikke kommet i gang med digital registrering endnu? 

Er I ikke kommet i gang endnu med at have jeres timeregistreringer digitale, så er det aldrig for sent at komme i gang. Ved at registrere timer i et digitalt system som Ordrestyring får I et præcist overblik over, hvor tiden bliver brugt – helt ned på den enkelte sag. 

I slipper for fysiske ugesedler, glemte timer, manuelle indtastninger, og risikoen for fejl minimeres markant. Det betyder også, at både mester og medarbejdere får et fælles digitalt overblik i hverdagen, som gør det administrative arbejde lettere og hurtigere at gå til. Det er lettere at komme i gang med digital tidsregistrering, end I måske tror.  

Læs mere om Ordrestyring og book en demo af systemet her.  
Du kan også udforske systemet på egen hånd med en 14 dages gratis prøveperiode.