Når sagsstyring og indkøb hænger sammen, bliver hverdagen mere effektiv
Du kender det måske: Tilbuddet ligger i ét system, materialerne bestilles i et andet, og fakturaen dukker op et tredje sted. Imellem dem sidder en medarbejder og taster, tjekker og håber, at tallene stemmer. Digitale værktøjer skulle gerne gøre hverdagen lettere. Men når systemerne ikke taler sammen, skaber det nogle gange ekstra arbejde, da det ofte ender med at være medarbejderne selv der skal skabe sammenhængende og overblikket. Det koster tid, giver fejl og kan gøre det svært at se, hvad en sag egentlig ender med at koste. Men det behøver ikke være sådan.
Foto: Aceve
Håndteres sagerne f.eks. ét sted og indkøbene et andet sted, står medarbejderne ofte midt imellem med de manuelle processer og usikkerheden om hvorvidt materialepriser, opgaver og økonomi stemmer overens. Det er der heldigvis råd for og det kræver hellere ikke et stort IT-projekt, da sagsstyring og materialeindkøb kan kobles sammen.
Når sagsstyring og indkøb kombineres i ét
Når sagsstyring og indkøb er to adskilte systemer, ender det ofte med, at medarbejderne selv skal bygge bro: priser tjekkes flere steder, materialelister skal skrives af, og ingen er helt sikre på, om økonomien på sagen stemmer. Det koster tid, som netop er det, de fleste håndværksvirksomheder har mindst af.
Kobler du Ordrestyring og KlarPris sammen undgår du en masse manuelle processer i dagligdagen, da det hele sker automatisk i dit Ordrestyring. KlarPris er et digitalt indkøbssystem, der samler dine leverandører og grossister ét sted, så du nemt kan sammenligne priser, se lagerstatus og bestille materialer direkte. Med integrationen følger oplysningerne med ind i Ordrestyring, så indkøb, planlægning, sagsstyring og økonomi hænger sammen på tværs af hele forløbet.
Resultatet er bedre overblik over sager, materialer og indkøb, flere besparelser, mindre administration og færre fejl. Så kan du og dine medarbejdere bruge tiden på kunderne og det arbejde, der skaber værdi.
Hvordan fungerer det så?
Med Ordrestyring og KlarPris koblet sammen er der ikke længere brug for, at du eller dine medarbejdere skal være bindeled mellem sagsstyring og indkøb. Processer bliver automatiserede og data følger automatisk med, så du sparer tid på administration. Det giver et bedre overblik og mulige besparelser på hver eneste sag.
Fordele ved integrationen mellem Ordrestyring og KlarPris:
1.Altid opdaterede prisfiler og varekatalog i dit sagsstyringssystem
Prisfiler og produktinformation fra KlarPris opdateres automatisk i Ordrestyring, så dataene altid stemmer overens med de rabataftaler, du har med dine leverandører. Produktbilleder følger også med, så det er nemt at genkende materialer og leverandører.
I stedet for at slå materialer op flere steder, får du adgang til samme varekatalog og rabataftaler.
2. Se den billigste pris, hver gang
Når dit varekatalog er opdateret, kan du altid se, hvilken leverandør der har den billigste pris på det materiale, du skal bruge. Du behøver ikke sammenligne priser manuelt eller ringe rundt, før du bestiller. Du vælger det ønskede materiale, og prisen kan nemt sammenlignes på tværs af dine leverandører. Det gør det nemt at finde mulige besparelser på materialeindkøbet på hver sag.
3. Anbefalede salgspriser og indsigt i markedspriser
Når du laver din fakturakladde i Ordrestyring, og skal tage stilling til salgspriser på materialerne kan du anvende KlarPris funktionen “Salgspriser”, som hjælper dig med at fastsætte din pris til kunden, baseret på den gennemsnitlige markedspris. Det gør det lettere at prissætte rigtigt, uden at du behøver at køre med faste avancer.
4. Hurtigere fra tilbud til bestilling, med indkøb direkte på sagen
Når der oprettes et tilbud i Ordrestyring, samles de nødvendige materialer automatisk klar til bestilling i KlarPris. Du kan altid justere i materialerne, før bestillingen sendes af sted – både når du byder på en opgave, og når du vinder den. Du kan bestille direkte fra sagen i Ordrestyring, så indkøbet hører til den rigtige sag fra start. Du skal ikke skifte mellem systemer eller indtaste oplysninger to gange.
5. Automatisk fakturakontrol
Mangler du materialer på en sag, kan du i KlarPris se, hvilken leverandør i nærheden der har varen på lager. Derfra kan du sende en afhentningsordre eller bestille hurtiglevering direkte fra mobilen. Når fakturaen kommer, kontrollerer KlarPris automatisk, om priserne stemmer med jeres aftale med leverandøren. Hvis der er prisforskelle, kan du hente en rapport, og sende den til leverandøren. Du slipper for at gennemgå fakturaer manuelt og har overblik over omkostningerne på de enkelte sager i Ordrestyring.
6. Leverandørfakturaer direkte ind i Ordrestyring
Ordrestyring kan tilmelde din virksomheds CVR-nummer til NemHandel, så dine leverandører kan sende elektroniske fakturaer direkte til Ordrestyring. Det gælder, uanset om medarbejderen handler via KlarPris eller f.eks. direkte hos en grossist. Medarbejderen oplyser blot sags- eller ordrenummer i købsøjeblikket, så lander fakturaen automatisk på den rigtige sag i Ordrestyring.
Bemærk: Integrationen mellem Ordrestyring og KlarPris kan have forskellig funktionalitet afhængigt af hvilket KlarPris-abonnementet man har.
Den reelle gevinst: flere besparelser og mere tid frigivet
Digitalisering behøver ikke være et stort systemskifte eller et langt implementeringsprojekt. Ofte handler det om, at systemerne deler information dér, hvor det giver mening, så arbejdsdagen bliver lettere at overskue.
Når sagen og indkøbet hænger sammen, starter materialerne på tilbuddet og slutter som en kontrolleret faktura på den rigtige sag. Du har sammenlignet materialepriserne, før du bestilte, og du ved, hvad sagen koster, mens den kører. Det er den slags overblik, der er med til at gøre forskellen på en sag, der løber godt rundt, og en sag, der løber fra dig.
Ordrestyring og KlarPris er begge en del af Aceve og er bygget til at arbejde sammen, så du nemt kan komme i gang med at høste fordelene.
Læs mere om KlarPris her.
