It-værktøjer kan forbedre din bundlinje kraftigt

Der er en grund til, at installatører er blevet installatører – og den grund hænger som regel sammen med, at installatører er glade for håndens arbejde. ”De fleste installatører er nok mere begejstrede for en ny skruemaskine end, de er for et nyt it-værktøj, der kan forbedre sagsstyring, tilbudsgivning eller efterkalkulation. Det er helt forståeligt”, fortæller Frank Barrit, der er formand for revisions- og rådgivningshuset BDOs landsdækkende faggruppe for håndværksbranchen og har mange års erfaring med at rådgive små og mellemstore håndværksvirksomheder.

”Der er sket en kraftig udvikling af digitale værktøjer til virksomhedsdrift de sidste 10-15 år, og det er min klare opfattelse, at en bedre udnyttelse af værktøjerne kan forbedre driften i de fleste installationsvirksomheder markant. Men det krævet at it-værktøjerne vel at mærke bliver udnyttet konsekvent og rigtigt”, fortæller han.

Han fremhæver tre dominerende barrierer for installatørers brug af digitale værktøjer. De lyder:

1. It-værktøjer kræver mod til at træde ind på nyt terræn. De indebærer nye arbejdsgange og ændringer i den daglige praksis. Installationsbranchen er – ligesom så mange andre brancher - præget af en vis forandringstræghed
2. En god foranalyse af behovet skal styre indkøb og indførelse af it-værktøjer. Ofte halter det med forarbejdet, når installatører anskaffer sig ny it.
3. Indførelse og gevinst af it-værktøjer kræver disciplin. Alle skal bruge dem konsekvent og på den samme måde. Det viser sig i praksis ofte at være svært i især mindre installationsvirksomheder.

Lad os dykke lidt ned i de tre barrierer.

1: Byd forandringen velkommen
”Jeg anbefaler, at alle håndværksmestre indser og erkender, at digitale værktøjer til drift af en håndværksvirksomhed tilbyder enorme gevinster. De giver simpelthen en langt mere effektiv arbejdsdag, hvor både svende, mester og kontorpersonale sparer tid og bliver klogere på hvilke opgaver/kundetyper, der har den største indtjening”, fortæller Frank Barrit.

Han mener, at den indsigt og erkendelse skal være motoren for arbejdet med at vende forandringstrægheden over for nye it-værktøjer til forandringsvillighed.

”Der er altså en stor gulerod i form af kraftig forbedret bundlinje, fordi forretningen helt enkelt bliver betydelig mere effektiv og kan løse flere opgaver på samme tid”, fortæller han.

Han nævner også andre gevinster, der kommer på toppen af den forbedrede effektivitet og bundlinje. Det er for eksempel, at faktureringen for småsager kan ske med det samme – enten ved betaling på stedet med mobilepay eller dankort - eller at fakturaen bliver produceret og sendt med et par klik på en skærm i bilen, når svenden forlader kundens adresse efter endt opgaveløsning.

”Hurtig fakturering fremmer likviditeten, fordi betalingen sker hurtigere. Det får også installatøren til at fremtræde mere professionel, ligesom de fleste privatkunder er mere betalingsvillige lige, når forbedringen i deres hjem er sket end, de er fire uger senere”, fortæller han.

Han oplever dog som nævnt en vis træghed over for nye måder at arbejde på, herunder også frygt for modstand fra medarbejderne

”Til det må jeg bare opfordre alle mestre til at overvinde frygten og tage værktøjerne i brug, idet det er helt afgørende for at klare sig i konkurrencen på længere sigt. Det er simpelthen for vigtigt til blot at lade stå til”, fortæller Frank Barrit.

2: Lad dit behov styre it-indkøb
”Jeg hører ofte, at håndværksmestre på et netværksmøde eller andet møde med andre mestre har hørt om et nyt it-værktøj til lønhåndtering, servicestyring, byggesagsøkonomi eller projektledelse, og så tænker de: Sådan en fætter skal vi også have”, fortæller Frank Barrit og supplerer: ”Det er den forkerte rækkefølge. Det er uhyre vigtigt at sætte sig ned, se på egen forretning og stille og roligt kortlægge egne behov. Hvordan ser vores hverdag ud, hvad er vigtigt for vores forretning, og hvad skal vi prioritere, når vi skal købe ny it?”.

It-værktøjer, der er anskaffet på grundlag af nøje overvejelser om, hvad der er relevant for præcis den type forretning, som mester driver, har langt større chance for at skabe gevinster. Ligesom de har langt større chancer for at blive budt velkommen af medarbejderne som en relevant hjælp i deres hverdag. Og det er netop næste punkt på dagsordenen.

3: It-værktøjer skal være en hjælp
It-værktøjer kræver disciplin. De data, der kommer ud af et it-system, er helt afhængige af de data, der bliver tastet ind i eller tilført systemet.

”God anvendelse af it-værktøjer af alle relevante medarbejdere kræver træning og motivering af medarbejderne. Det er vigtigt, at alle bruger værktøjerne, og at de bruger dem konsekvent korrekt, så datakvaliteten er høj. Sker det, så er forretningen nået langt, og det vil have kraftig effekt på effektivitet og bundlinje”, fortæller Frank Barrit.

Det er hans erfaring, at mange håndværksmestre, der for eksempel bruger et it-værktøj til sagsstyring og tidsregistrering har en for lav udnyttelsesgrad og så falder værdien af it-værktøjet selvsagt markant.

”Det er vigtigt at allokere de ressourcer og den opmærksomhed, der nu skal til for, at alle medarbejdere tager det nye værktøj til sig, er fortrolige med det og rent faktisk bruger det i hverdagen. Det er penge og tid, der kommer mangefold tilbage senere hen”, fortæller han.

Tjen penge bag computerskærmen
”Når jeg taler med håndværkere, hører jeg ofte sætningen: ’Jamen vi tjener jo ikke pengene bag computerskærmen’. Og det er efter min mening helt forkert. Der er netop mange penge at tjene for en håndværksmester, der bruger noget af sin tid bag computerskærmen”, fortæller Frank Barrit.

Han påpeger, at mange års brancheanalyser viser, at der er meget stor forskel på, hvad de bedste og dårligste bygge- og installationsvirksomheder tjener. De virksomheder, der klarer sig bedst, er tæt på tallene og kender for eksempel dækningsbidraget per time samt indtjening per opgave og har styr på likviditeten.

”I BDO tilbyder vi faktisk hjælp til økonomistyring, controller-funktion og/eller analyser af sager, priser og efterkalkulationer på ad hoc basis som en variabel omkostning. Det er en mellemvej mellem at klare det hele selv og ansætte en administrerende direktør, hvilket ofte er en stor omkostning”, fortæller Frank Barrit og afslutter med: ”Hovedpointen er, at der er kæmpegevinster gemt i, at installatører bliver bedre til at understøtte deres forretning med it-værktøjer”.