Sags- og ordrestyring effektiviserer installationsbranchen

Mindre virksomheder i installationsbranchen er i fuld gang med at effektivisere deres administration. Det sker ikke mindst gennem en række onlinetjenester, der eksempelvis sørger for håndtering af opgaver, fakturering, kalenderstyring, timeregistrering og meget mere. Redskaberne er efterhånden blevet så effektive, at mindre virksomheder ikke længere behøver at være bagud på teknologi og effektiv drift. Det sætter dem i stand til at kunne konkurrere bedre og at have overblik over tid, ressourcer og økonomi som en stor organisation med dyre ERP-systemer (Enterprise Resource Planning).

To danske udbydere af abonnementsløsninger til håndværksvirksomheder, Ordrestyring.dk og Minuba sidder tilsammen på størstedelen af markedet i Danmark, og de er begge i gang med en internationalisering af deres forretninger. Fælles for dem er, at de har hjulpet tusinder af danske virksomheder med at få overblik over deres aktiviteter og dermed sat dem i stand til at arbejde mere effektivt.

Et område i hurtig vækst
Carsten Rasmussen, der er administrerende direktør hos Ordrestyring.dk, siger:

”Det er et område i hurtig vækst. Da jeg startede i 2011 var der ikke mange, der havde smartphones. Derfor var det svært at sælge vores løsning, men efterhånden som mange grossister begyndte at tilbyde bestilling via smartphones, kunne flere og flere se idéen i at have et onlinesystem til sags- og ordrestyring”.

Carsten Rasmussen lavede i første omgang ordrestyring.dk til en kammerat, der var elektriker. Efter tre år, i 2014, havde han de første hundrede kunder, og siden er det gået stærkt. Med vækstrater på over 100 procent om året har virksomheden i dag 30 ansatte og flere end 9.000 brugere af systemet. Indtil videre er der kommet 600 nye kunder til i 2017.

Læs også: Installatører: Den digitale udvikling gavner os

”Vores kunder er ikke så tilbageholdende længere. De har ingen problemer med, at deres data ligger i skyen på en server langt væk. Vi er så privilegerede, at kunderne i dag henvender sig selv, fordi de har hørt fra kolleger, at man kan arbejde mere effektivt ved at bruge et onlinesystem til sags- og ordrestyring. Det er typisk tids- og fakturastyring, som er deres indgang til komme i gang. De får med ét et komplet overblik over økonomien i en sag, og dermed kan de se, hvad de tjener eller sætter til”, fortæller Carsten Rasmussen.

10 timer sparet
Han vurderer, at en typisk installationsvirksomhed, der går fra sagsstyring i et regneark til en abonnementsbaseret onlinetjeneste kan spare 10 timer pr. mand om måneden. Besparelsen bruges som regel til at vækste forretning, ikke til at afskedige eller skære ned på bogholderiet.

Det opleves også hos Minuba. Her siger administrerende direktør Casper Hassø Nielsen:

”Vores opgave er at hjælpe vores kunder med at tjene flere penge. Det gør vi ved at hjælpe håndværkere til at drive deres forretning på fakta fremfor mavefornemmelse. For få hundrede kroner om måneden kan en installationsvirksomhed få et system, som kun de største virksomheder havde råd til indtil for få år siden, og vi kan se, at de bruger det til at blive mere konkurrencedygtige. Et eksempel er, at de med Minuba kan fakturere lynhurtigt, fordi alle oplysninger om en opgave er samlet og parat til fakturering i det øjeblik, opgaven er løst. Det sikrer, at pengene kommer ind hurtigt, at alle udgifter bliver faktureret og ikke mindst, at installationsvirksomheden ikke skal trække unødigt på kassekreditten”.

Casper Hassø Nielsen oplever stadig kunder, der nørkler med regneark og gamle økonomistyringssystemer, men de fleste kan godt se fordelene ved at gå over til et integreret, cloudbaseret system.

”De kan godt se argumenterne, og de tager det til sig. Et sags- og ordresystem koster en brøkdel af, hvad en svend koster i timen, og gevinsterne kan hentes med det samme”, lyder det fra Casper Hassø Nielsen.

Han er ikke meget for at byde på, hvor meget tid Minuba kan spare kunderne, men det er markant:

”I nogle tilfælde kan det komme op på 40 procent, og vi har oplevet kunder, der siger til os, at de nu igen har tid til familien og kan nå at komme hjem til aftensmaden”.

Nabolande står for tur
Både Minuba og Ordrestyring.dk er i gang med at udbrede deres systemer til de nordiske nabolande, hvor man endnu ikke er kommet så langt teknologisk som i Danmark. Fremgangsmåden er som i Danmark: At tilbyde et standardsystem, der kan det hele fra første dag inklusiv tidsstyring, direkte handel hos grossisterne fra systemet, løbende udvikling og gratis support:

”Udfordringen i Skandinavien er, at lønningerne er høje. Derfor er der rigtig meget at hente, hvis man kan øge værdien af sine medarbejdere. Det gør vi blandt andet gennem tidsstyring og ved hele tiden at udvikle vores produkt. Vi taler rigtig meget med vores kunder. Vi holder løbende brugergruppemøder for at forstå deres behov og høre, hvad der fungerer, og hvad de har af ønsker. Hvis de har gode forslag til nye funktioner eller forbedringer, så laver vi det og opdaterer systemet”, siger Casper Hassø Nielsen.

Læs også: Ny tjeneste gør det muligt for kunder at booke håndværkere online

Han har etableret selskaber i Norge og Sverige, og ambitionen er at komme endnu længere ud i verden med Minuba.