Deadline nærmer sig hastigt for tusindvis af personligt ejede virksomheder

Muligheder for at anskaffe et digitalt bogføringssystem er mange. Således har Erhvervsstyrelsen for længst godkendt 92 systemer. 

Efter indførelsen af kravet om digital bogføring overfor de større virksomheder rammer kravet nu de tusindvis af personligt ejede selskaber med en omsætning på mere end 300.000 kr. i to på hinanden efterfølgende år – det vil sige 2024 og 2025.

Skiftet til digital bogføring kan være udfordrende for de helt små virksomheder, og ikke alle er klar, vurderer Frank Barrit, der er statsautoriseret revisor og formand for BDO´s branchegruppe for håndværkervirksomheder.

”Vores indtryk er, at der stadig er mange enkeltmandsvirksomheder, som ikke er fuldt forberedte på kravet om digital bogføring fra 1. januar 2026. En del har taget de første skridt, men vi ser også virksomheder, der enten er usikre på reglerne eller afventer med at handle,” siger han til Installator.dk

Og anbefalingen er klar til virksomheder med et aldrende bogføringssystem:

”Hvis systemet ikke er registreret hos Erhvervsstyrelsen som et godkendt digitalt bogføringssystem, bør man hurtigst muligt planlægge en overgang til et registreret system. Det er vigtigt at vælge en løsning, der opfylder kravene til digital bilagsopbevaring med videre,” siger Frank Barrit.

Og hvis virksomheden slet ikke er kommet i gang, er det på høje tid. Konsekvenserne ved manglende overholdelse kan nemlig være alvorlige.

”Hvis virksomheden ikke har et godkendt system efter 1. januar 2026, kan det medføre bøder og påbud fra myndighederne. Derudover kan manglende compliance skabe udfordringer i forhold til samarbejde med revisor og banker, da korrekt bogføring er en forudsætning for regnskabsaflæggelse og dokumentation,” fastslår Frank Barrit.

Pas på ulemperne

I princippet kan virksomheden også vælge at opgradere en eksisterende løsning, men det kan medføre en række ulemper, påpeger han:

Således er et gammelt system mere udsat for at blive hacket, ligesom det kan give udfordringer, hvis en ny medarbejder skal overtage arbejdet uden den knowhow, som det gamle system kræver. Og så er det ejeren selv, der skal bekoste ændringer i systemet, der kræver programmering. 

Fordelen ved at vælge en af de mange godkendte løsninger er ifølge BDO, at den vil frigøre virksomheden for pligten til at holde sit bogføringssystem opdateret og næsten altid give virksomheden nogle muligheder for hjælp til forretningen, som det gamle system ikke kan levere. En SaaS-løsning indebærer dermed en systemmæssig agilitet og fremtidssikring.

Og løsningerne er der mange af, som det fremgår af listen over godkendte systemer fra Erhvervsstyrelsen. Og noget tyder på, at virksomheder i det tekniske erhvervsliv er godt med.

”Det er vores indtryk, at de langt de fleste er parate til de nye regler om digital bogføring,” siger Emil Hanquist, der er politisk konsulent i TEKNIQ.

Han baserer det bl.a. på, at organisationen ikke er blevet bestormet af henvendelser fra medlemmer, der bliver berørt af reglerne fra 1. januar.

Manglende overholdelse af reglerne om digital bogføring kan hurtigt blive en dyr affære. Erhvervsstyrelsen kan udstede bøder, som selv ved mindre overtrædelser løber i mange tusinde kroner, og ved gentagne fejl kan beløbene vokse markant. 

Samtidig risikerer virksomheden at blive pålagt at ændre eller omlægge sit bogføringssystem, hvilket både koster tid og penge. 

Derudover kan manglende dokumentation skabe problemer over for banker, revisorer og samarbejdspartnere, som ofte kræver gennemsigtighed i regnskabet, som Frank Barrit påpeger.